Checkliste Eventplanung - Werkzeuge für die professionelle Planung von Events

Die Zusammenkunft von Menschen wird auch im digitalen Zeitalter nie an Bedeutung verlieren. Zwar werden sich die Anforderungen jedes einzelnen Kunden stets neu definieren und somit immer wieder neue Eventformate hervorrufen, aber die direkte persönliche Begegnung, die es bei Veranstaltungen möglich macht, interaktiv eine Konferenz, einer Incentivereise, ein Kick-off Meeting oder eine Produktpräsentation live und spürbar zu erleben, wird nie außer Mode kommen. Das wussten auch schon die alten Römer, die bereits vor 2000 Jahren erfolgreiche Eventformate im Kolosseum umgesetzt haben.

Präzise Abstimmung aller Gewerke ist unerlässlich

Wer allerdings schon mal einem Projektteam einer aufwändigen Veranstaltungsproduktion angehört hat, weiß genau, dass eine detaillierte Planung aller involvierter Leistungsträger nicht nur wichtig, sondern unerlässlich ist. Auch die Abstimmung aller Gewerke untereinander ist dringend erforderlich, um die im Vorfeld erarbeitete Gesamtkonzeption stimmig umsetzen zu können. Auch die oft begrenzte Aufbauzeit muss effizient genutzt werden - ein zusätzlicher Aufbautag kann nämlich schnell Kosten von mehreren Tausend Euro hervorrufen.

Unvorhergesehene Herausforderungen im Event-Alltag

Somit ist jedem Eventplaner bewusst, dass alle im Vorfeld planbaren Maßnahmen eingeleitet werden müssen, weil vor Ort genügend unvorhergesehene Herausforderungen auf einen warten werden: Kurzfristige Taxistreiks, zu früh kommende Gäste, zu spät kommende Gäste, Stromausfall aufgrund Überlastung, Beschädigungen beim Aufbau, falsch geliefertes Mobiliar, plötzliche Baumaßnahmen direkt vor der Location, terminierte Lieferungen oder Produktionen, die nicht rechtzeitig ankommen, ein Dateiformat für eine Bilddatei wurde falsch formatiert, gebuchter Künstler erscheint nicht, kurzfristige Änderungswünsche des Kunden usw.

Kühlen Kopf bewahren

Bei diesen Vorkommnissen müssen Sie als Eventverantwortlicher einen kühlen Kopf bewahren und die Herausforderung souverän meistern. In Panik geratene Ansprechpartner, die mit hochrotem Kopf Unruhe in die Veranstaltung bringen sind dann nicht zu gebrauchen. Schließlich hat der Kunde für eine reibungslose Veranstaltung und die darin enthaltenen Leistungen bezahlt und erwartet eine professionelle Durchführung - auch in Notfallsituationen. Bestenfalls treten unplanmäßige Ereignisse für den Kunden oder die Gäste gar nicht in Erscheinung, sondern werden hinter den Kulissen gelöst.

Eventumsetzung ohne professionellen Partner

Sollte sich ein Kunde dazu entscheiden ein Event selbst zu organisieren, um sich die Kosten des professionellen Eventplaners zu sparen, wird er schnell erfahren, dass solch eine Projektumsetzung sehr zeitraubend sein kann, vor allem wenn man keinen Plan B parat und kein funktionierendes Netzwerk an der Hand hat, das einem hilft schnell die richtige Lösung zu finden.

Werkzeuge der Eventplaner

Deswegen arbeiten professionelle Eventplaner immer mit Briefings, Checklisten und Detailprogrammen. Somit hat man die besten Voraussetzungen den Event zum Erfolg zu führen.

Briefing

Mit einem professionellen Briefing steht und fällt die Angebotserstellung und entsprechend die Qualität der Veranstaltung. Je detaillierter die Vorgaben im Briefing sind, desto besser kann eine Eventagentur die Zielsetzung und Wünsche umsetzen.

Detailplanung des Events

Das Detailprogramm vereint alle getroffenen Maßnahmen, Freigaben in Form von Timings, Verantwortlichkeiten, Örtlichkeiten Programmpunkte, Pre-Checks, Equipment, Personalanforderungen, Speisen, Getränke, Transfers, Aufbau- Abbauzeiten etc. Es ist damit gleichzusetzen mit dem Drehbuch für einen Spielfilm. Nur mit dem kleinen Unterschied, dass keine Szene zweimal gedreht werden kann, um sie schlussendlich in das Gesamtkunstwerk zu integrieren. Bei einer Veranstaltung gibt es nur einen „Schuss“ und der muss sitzen. Alles andere wirkt sich unmittelbar auf die Empfindung des Gastes aus und kann verheerende Auswirkungen mit sich bringen.

Checkliste Eventplanung

Die Checkliste ist ein unumgängliches Werkzeug, das alle Eventprofis zur Hand haben sollten. Hierbei werden alle Themenfelder und Gewerke berücksichtigt, an die man denken sollte, wenn man ein Event professionell planen möchte.